Forum Organizacyjne

Pełna wersja: Dlaczego Forum?
Aktualnie przeglądasz uproszczoną wersję forum. Kliknij tutaj, by zobaczyć wersję z pełnym formatowaniem.
Ponieważ często padają różne zdania na temat formy i sposobu komunikacji oraz zasad działań w kwestii organizacji i logistyki realizacji różnych działań, chciałbym wyrazić tu swoje zdanie na temat propozycji takich działań w formie forum.
Jako platforma komunikacji rozpatrywana była różna oferta i różne rozwiązania. Najczęściej i najprostrzym rozwiązaniem jest mailing - rozsyłane wiadomości do wszystkich zainteresowanych i działając w bardzo wielu organizacjach mogę tylko stwierdzić że to jedna wielka porażka.
Sporadycznie da się wykorzystać jako źródło powiadomień, ale jako stałe łącze komunikacyjne, już nie.
  • Kady post zawiera treści poprzednie, więc każdy następny jest coraz większy (kasowanie ważnych wiadomości jest problematyczne, ponieważ powstają różne wątki). Już kilkukrotnie zdażyło mi się że ochoczo rozsyłane wiadomości w majlingu zawierały załączniki, które przekroczyły z czasem limity pojemności skrzynki pocztowej i zablokowały pocztę. Czasem rodzi to duże problemy, bo trwale znika czasami bardzo ważna poczta.
  • Wielowątkowość jest tu często spotykana, czasem nie zawsze kolejny mail zawiera kontynuację poprzedni otrzymanego - wynika to z tego że czasem 1 wiadomość pisze się parę godzin często z doskoku, i międzyczasie pojawia się jedna lub więcej wypowiedzi na poprzedni post, więc traci się często wątek, a jest to czasem problem, ponieważ często ważna wypowiedź pojawia się jako wątek osobny, więc dyskusje prowadzone są czasem w kilku mailach na raz.
  • Cudem też staje się wypisanie z takiego mailingu.. To również kolejny, bardzo dotkliwy temat związany z rozsyłaniem niechcianych czasem wiadomości. Jak to jest irytujące, wie chyba każdy z użytkowników poczty mailowej.
  • Kilkukrotnie wysyłane setki maili spowodowały zawieszenie konta na serwerze pocztowym i spore kłopoty, ponieważ systemy anty spamowe rejestrowały adres mailowy jako dostarczający spam, i nasza poczta lądowała później w katalogach ze spamem.
  • Z tego powodu na kilku serwerach pocztowych są skonfigurowane ograniczenia wysyłania maili, np. 100 na dobę. Efekt taki że wysyłamy coś, a to nie dochodzi.
  • Kolejny problem, łatwość wykluczenia konkretnych lub przypadkowych osób z listy odbiorców. Czasem przypadkowy, czasem zamierzony, ale takie działania powodują że nasza wiadomość może nie dojść tam gdzie powinna.
  • Częsty błąd - zamiast odpowiedzieć wszystkim, odpowiadamy 1 osobie, ostatniemu nadawcy. I żyjemy w błogiej świadomości, że wysłaliśmy do kogoś ważne informacje.
  • Brak możliwości zweryfikowania czy odbiorca odczytał informację
  • Spory problem w znalezieniu potrzebnej informacji w mailingu po jakimś okresie czasu. Doświadczyłem tego wielokrotnie..
Kolejnymi sposobami komunikacji są rozmowy głosowe. Takie opcje umożliwiają liczne komunikatory jak whatsapp, skype, gg, facebook czy nawet telefon. Poza oczywistymi zaletami, jakimi są pewność że informacja dotarła do adresata, szybkość komunikacji interaktywnej, możliwość oceny emocji rozmówcy i oszacowania czy to co przekazuje jest poważnym przekazem, czy żartem.
Są bardzo ciekawe i skutecznie działające systemy rozmów grupowych analogicznych jak skyope, ale dużo lepszych jakościowo i umożliwiających rozmowy czy prelekcje w dużych grupach, np. po 50-100 osób. Są płatne, ale umożliwiają wiele opcji bardzo przydatnych jak np. tworzenie osobnych pokojów na rozmowy, łatwe i przejrzyste informowanie kto jest z nami na kanale i kto w danym momencie się wypowiada. Komunikatory głosowe mają jednak ogólnie  sporo wad.
  • Czasem złe zrozumienie paru słów, użycie ich w złym kontekście, nie dosłyszenie wypowiedzi, czy przypadkowy hałas mogą spowodować że cała wypowiedź zostanie zrozumiana całkowicie opatrznie. Czasem jest to zły dobór słów, lub pochodzenie z różnych środowisk czy regionów, gdzie pewne słowa mogą mieć zupełnie inne znaczenie lub być inaczej zrozumiane.
  • Słowa, słowa, słowa - jak łatwo się ich wyprzeć, powiedzieć że chodziło o coś zupełnie innego, albo że źle to zrozumieliśmy. Jak udowodnić o co chodziło rozmówcy?
  • Przypadkowość sytuacji w jakich odbieramy telefon, to kolejny problem. Powoduje że nie zawsze słyszymy wszystko, i szybko zapominamy o treści i samej rozmowie. I często się zdarza że rozmowa przeprowadzona z osobą która przekazała nam ważne informacje jest przez nas zignorowana.
  • Pamięć płata figle, ale też dla wielu z nas  stanowi problem, ponieważ większość z nas jest wzrokowcami i ma problemy z zapamiętaniem treści głosowych, czy nawet z ich zrozumieniem.

Komunikatory tekstowe jak np. gg, skype, facebook, telegram - szybkie przekazy, powiadomienia, interaktywne wymiany informacji, szybkie i wygodne komentarze. To cechy pozytywne. A wady:
  • Stosowy napływ informacji - każda nowa przykrywa poprzednią, spychając ją niżej na liście postów. Ta długa i nie kończąca się lista powoduje że ważne informacje są szybko spychane w dół, znikając z naszego pola widzenia.
  • Znalezienie ważnej informacji to ogromny problem, a przeszukiwanie zasobów na liście wiadomości to bardzo wyczerpujące zajęcie. Przy dużej aktywności ciężko połapać sie o co chodzi.
  • Ulotność informacji w tej formie przekazu jest bardzo duża.
  • Brak możliwości katalogowania rozmów w przejrzysty sposób poruszanych tematów
Komunikacja przy pomocy Forum daje najwięcej korzyści. Struktura oparta jest na Kategoriach, a te zawierają działy, które możemy dzięki temu podzielić tematycznie na specjalizowane tematy informacyjne. Możliwości tworzenia ankiet, zamieszczania zdjęć, linków, filmików, dołączania dokumentów, załączników. To też cecha paru komunikatorów, ale podział na tematyczne działy i kategorie powoduje że znalezienie ważnej informacji nie jest tu takim problemem jak w innych rozwiązaniach. Dzięki działom można zrobić archiwum z ważnymi informacjami i tematycznie udostępniać je w konkretnych miejscach, bardzo szybko dostępne. Można to wykorzystać jako komunikator stałych informacji udostępnianych wielu osobom. Poszczególne działy i kategorie mogą być udostępniane w sposób bardzo dobrze skonfigurowany, dozując dostęp do informacji, tematów dyskusji, tworząc np. zamknięte eksperckie grupy dyskusyjne, których wyniki zamieszczane są później publicznie. W mojej ocenie to jedno z najlepszych narzędzi do zarządzania wielo osobowymi projektami wykonawczymi, czy do koordynacji działań dużych grup użytkowników.
  • Główne wady to może nieco złożony system rejestracji i logowania, co w sumie nie jest jakimś dużym problemem.
  • Złożony i skomplikowany system nadawania uprawnień i konfigurowania dostępu
  • Konieczność ciągłej opieki administracyjnej i tworzenie działów na potrzeby struktur organizacyjnych, lub potrzeb konkretnych działań.
  • Trochę staroświecki wygląd i forma działania zrażać może użytkowników nowoczesnych komunikatorów,
Na chwilę obecną nasze Forum Organizacyjne nie jest jeszcze prawidłowo skonfigurowane. Działy ustawia administrator, nadając im uprawnienia, czyli konfigurując kto i w jakim zakresie ma do nich dostęp. W dziale już osoby które mogą zakładać wątki, mogą to robić, wrzucając różne tematy i kwestie jako informacje, lub do deliberacji..
Ważnym aspektem jest to, aby tak przygotować forum i zawartość, aby każdy kto bierze udział w takim projekcie mógł tam znaleźć wszystko, a dopytywać się o szczegółowe i specyficzne kwestie, co do których ma wątpliwości.
I tak chciałbym przygotować i to forum.. A to że piszę najczęściej sam do siebie, nie za bardzo mi przeszkadza. Potrafię ocenić po wynikach działań, że informacje te przydają się i są przydatne, a czasem wręcz niezbędne.
I liczę w tym, że pomożecie mi to zreorganizować i przygotować tak, aby to było główne i podstawowe narzędzie komunikacji. ponieważ  z wielu moich poszukiwań i prób znalezienia złotego środka do przekazu informacji i koordynacji działań - nie znalazłem lepszego narzędzia. Ma swoje wady, ale warto je "zaplombować" różnymi dodatkami - tak jak właśnie Telegram, czy Facebook, Skype, telefon. Ale też ściśle rozdzielić role- powiadamianie, a solidny system archiwizacji wiedzy i informacji, będący systemem komunikacji dającej możliwość utrwalania ustaleń, możliwości łatwego znalezienia tematycznie ważnych informacji, łatwej dostępności utrwalonych treści. Rozmowy telefonicznej, ustaleń głosowych każdy może się wyprzeć. Zapis tekstowy pozwala nie tylko na bardziej precyzyjne uszczegółowienie. Wiemy na pewno doskonale ile razy ktoś wyparł się swoich wypowiedzi, ustaleń, wyrażonych poglądów. Czasem to też kwestia nie zrozumienia, nie dosłyszenia, użycia złych słów lub wypowiedzi z kontekstem czy jako porównanie..  Zapis tekstowy jest trwały, umożliwia też dołączanie osób do naszych projektów, jest ciągle żywy i może pomóc nowym uczestnikom projektu na zapoznanie się z naszym ciągiem działań, ustaleń, formy powstawania koncepcji, pomysłów, sposobu realizacji..

Od pewnego czasu stosuję forum jako platformę komunikacji przy realizacji praktycznych projektów związanych z organizacją imprez, w których biorą udział czasem setki osób. Nie wyobrażam sobie organizacji takich projektów bez forum.